AAU Karriere

GDPR

Håndtering af persondata ifm. arrangementer og vejledning i regi af AAU Karriere – Aalborg Universitet

Når du deltager i et af vores tilbud (webinar, arrangement eller vejledning), kan det ikke undgås, at der deles almindelige persondata imellem dig, værten og de evt. øvrige deltagere.

Eksempler på data kan være dit brugernavn, e-mailadresse, dit billede (hvis du har tændt kameraet, eller hvis du har uploadet et billede til din brugerprofil), deltagelse i afstemninger (der både kan være anonyme og personspecifikke) samt de ting, du i øvrigt evt. bidrager med i form af chat og tale. Desuden vidner din deltagelse om en tilknytning til Aalborg Universitet.

På denne side informerer vi om, hvordan vi håndterer dine data, og du kan også finde nogle tips til at få mest muligt ud af online vejledning og kurser.

Persondata ifm. arrangementer og vejledning

  • +

    Generelt om persondata ved webinarer, arrangementer og vejledning

    Når du deltager i et af vores tilbud, behandler vi de almindelige personoplysninger om dig, som du har givet til os. Det drejer sig om dit navn, e-mailadresse, telefonnummer, studieretning og semester eller dato for dimission.

    Vores formål med at behandle dine personoplysninger er at kunne gennemføre den pågældende aktivitet, og løbende at kunne orientere dig om praktiske forhold omkring afholdelsen.

    Ved tilmelding til vores aktiviteter, accepterer du også at modtage henvendelse omkring evaluering af aktiviteten. Vores evalueringer er med til at forbedre kvaliteten af vores tilbud, og vi håber, at du vil være os behjælpelig med dette.

    I nogle tilfælde vil vi også anvende dine personoplysninger til at udarbejde analyser og statistik, men vi vil i denne forbindelse anonymisere dine personoplysninger.

    Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne gennemføre det pågældende arrangement og evaluere det – dog maksimalt i 5 år.

  • +

    Persondata ved tilmelding til et arrangement

    Når du tilmelder dig et arrangement afholdt af AAU Karriere gemmes dine oplysninger i vores tilmeldingssystem i 5 år.

    Du vil forud for arrangementet modtage et link som du ikke har lov til at dele med andre. Ønsker andre du kender at deltage, må de tilmelde sig.

    I forbindelse med arrangementer afholdt af en af vores samarbejdspartnere vil tilmelding kunne foregå på samarbejdspartnerens platform. I sådanne tilfælde vil du blive oplyst om samarbejdspartnerens behandling af persondata i forbindelse med tilmelding til arrangementet. 

  • +

    Fortrolighed ved online arrangementer, webinarer og vejledning

    Deltagelse i et arrangement er personligt, og du indgår i et fortroligt rum med de andre deltagere.

    Det er derfor forbudt at dele personoplysninger om de øvrige deltagere samt at lave egne optagelser af mødet uden forudgående aftale.

  • +

    Anbefalinger om persondata ved online møder

    Det er væsentligt, at du er bevidst om de generelle forhold om persondata, når du deltager i et online møde.

    Vi har derfor udarbejdet en række anbefalinger fra os til dig:

    1. Hvis du ikke ønsker, at dit navn skal fremgå, kan du undersøge, om dette kan ændres.
      • Zoom: I Zoom kan du ændre dit navn til et alias. Du kan først ændre navn, når du er kommet ind i webinaret. Hvis du ikke kan ændre navn, så kontakt værten for webinaret. Du kan læse mere om AAU’s brug af Zoom her.
      • Microsoft Teams: Hvis du deltager i MS Teams via din AAU-e-mail (@student.aau.dk), vil dit navn og e-mail fremgå. Du kan deltage som gæst via en anden e-mail, men din e-mail vil fortsat fremgå. Du kan evt. bruge en midlertidig e-mail via tjenester som eks. www.throwawaymail.com. Se mere om hvordan du deltager som gæst her. Du kan læse mere om AAU’s brug af MS Teams her.
    2. Hvis du bruger dit kamera i løbet af webinaret, bør du overveje, hvad der vises i baggrunden bag dig. Du kan evt. bruge en virtuel baggrund eller sløre baggrunden. På den måde er det kun dig og ikke dine omgivelser, som andre kan se. Dette gøres i kameraindstillingerne, og kan først aktiveres, når du er kommet ind i webinaret.
       
    3. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt afstemninger afvikles anonymt, så spørg værten for webinaret.
       
    4. Tænk over, hvad du skriver i chatten, og hvilke personoplysninger, du evt. giver udtryk for via det, du siger.
      • I Zoom gemmes en chat ikke efter mødet er slut.
      •  I MS Teams gemmes chatten der kan tilgås efter et møde.
    5. Tænk over, hvilke filer du evt. sender via et online møde, og hvem der kan se og tilgå disse også efter mødet.
      • I Zoom gemmes delte filer i en chat ikke efter mødet er slut. 
      • I MS Teams gemmes filer delt via chatten og kan derfor efterfølgende tilgås af alle med adgang
    6. Tænk over hvad du viser hvis du deler din skærm. Afhængigt af, hvordan du laver skærmdeling, kan du komme til at vise personlige information utilsigtet (fx baggrundsbillede på din skrivebord, dine personlige filer og mapper osv.). Et godt råd er at have klargjort det, man vil dele før man aktiverer skærmedeling.
  • +

    Optagelse af online arrangementer og webinarer

    Hvis det vurderes at være gavnligt for deltagernes udbytte og fortsatte læringsproces, forbeholder vi os retten til at optage online arrangementer og webinarer.

    Optagelsen vil kun være af plenum-aktiviteter, og evt. breakout-rooms eller andre situationer, hvor enkeltpersoner tydeligt kan identificeres optages ikke - eller klippes fra ved efterbehandling.

    • Det er forskelligt på de benyttede platforme, hvor meget data der indgår i optagelsen. I nogle tilfælde indgår fx chat og afstemninger ikke, mens andre programmer optager alt hvad der sker i mødet.
    • Optagelsen sendes til alle tilmeldte og må ikke videresendes uden forudgående aftale.
    • Optagelsen er tilgængelig i 12 måneder, hvorefter den slettes og ikke længere kan tilgås da den vurderes uaktuel.
    • Det vil altid tydeligt fremgå, om et webinar optages.
    • Det er ikke muligt efterfølgende at blive redigeret ud af en optagelse, så hvis du ikke ønsker at fremgå, er din eneste mulighed for at sikre dette 100 %, at du ikke deltager.
  • +

    Sådan behandler vi dine data ifm. optagelse af online møder

    Aalborg Universitet, CVR nr. 29102384, er dataansvarlig for de personoplysninger, som indsamles via optagelsen.
     

    Formål

    Formålet med at optage webinaret er, at deltagerne har adgang til det gennemgåede materiale med henblik på fortsat repetition og øget og fortsat læring.
     

    Hjemmel

    Dine oplysninger indsamles på baggrund af reglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, da behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. Du kan læse forordningen her.
     

    Dine rettigheder

    Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge databeskyttelsesforordningen flere rettigheder. Det betyder bl.a., at du i visse tilfælde har ret til indsigt, berigtigelse, begrænsning og til at gøre indsigelse mod vores behandling af de omfattede personoplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i AAU’s privatlivspolitik, som du finder her.
     

    Sådan laver du indsigelser

    Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, er du velkommen til at sende en mail herom til AAU Karriere på karriere@aau.dk. Du kan klage til Datatilsynet, såfremt du mener, at AAU tilsidesætter databeskyttelsesreglerne i forbindelse med universitetets behandling af dine oplysninger i forbindelse med denne optagelse.

    Du opfordres til at orientere AAU Karriere eller AAU’s databeskyttelsesrådgiver, inden du klager til Datatilsynet, da sagen evt. vil kunne løses eller afklares. AAU’s databeskyttelsesrådgiver er Niels Vase, dpo@aau.dk.

  • +

    Særligt om vejledning

    Når du deltager i vejledning, bør du altid være opmærksom på alle de generelle forhold vedr. håndtering af dine personlige oplysninger (se punktet "Anbefalinger om persondata ved online møder" herover for mere info).

    Din vejleder har tavshedspligt, og samtalen betragtes som fortrolig, hvilket gælder begge veje. Du har derfor heller ikke her lov til at optage samtalen uden forudgående aftale.

    Når du booker en vejledning, har du mulighed for at tilknytte uddybende informationer og uploade filer. Disse informationer bliver gemt i vores bookingsystem og slettes efter 5 år.

Tekniske tips til online karrierevejledning og webinarer

  • +

    Tjek teknikken inden

    • På forhånd modtager du information om platform og et link til vejledningen eller webinaret.
    • Du kan åbne linket i selve programmet eller i en browser. Det er ikke et krav, at du har programmet installeret på din computer, men det fungerer ofte bedst, hvis det er.
    • Tjek linket i god tid for at sikre dig, at mikrofon og kamera virker. Måske er du nødt til at installere et plugin.
    • Deltag helst fra en computer frem for fx en mobil.
    • Deltag helt via en god internetforbindelse. (Kablet internet er bedst, dernæst Wifi og sidste udvej kan være internetdeling fra en telefon).
  • +

    Hvis det ikke virker

    • Tjek, om din internetforbindelse virker og har en rimelig hastighed. Prøv evt. dette værktøj og tjek din hastighed.
    • Brug helst internet via kabel. Wifi kan også fungere, men undgå så vidt muligt internetdeling via telefonen.
    • Tjek, om din browser er opdateret til seneste version.
    • Prøv en anden browser.